Wellcome to National Portal
Bangladesh National Portal
See Other Government Offices
Main Comtent Skiped

Upazila Offices Inspection

পাতা

উপজেলা অফিস পরিদর্শণ

উপেজলা প্রেকৌশলী, আলমডাঙ্গা, চুয়াডাঙ্গা এর পরিদর্শন:

 

১.০ নথি ব্যবস্থাপনা ও সংরক্ষণ

১.১ সাধারন নথি ব্যবস্থাপনা ও সংরক্ষণ পর্যালোচনা:

পরিদর্শন টিম সাধারন নথি পত্র ব্যবস্থাপনা ও সংরক্ষণ পর্যেবক্ষন করেন। পর্যেবক্ষনে দেখা যায় নথির শুরুতে তথ্যের Statement রয়েছে, ডিজিটাল নথি আরম্ভ করেছেন ও শাখা কোড ০০০ ব্যবহার করছেন, Contract Document সঠিক আছে। নথি ব্যবস্থাপনা সন্তোষনক।

 

সুপারিশ :

সাধারন নথি ব্যবস্থাপনা ও সংরক্ষণ করার জন্য এলজিইডি সদর দপ্তর থেকে প্রেরিত চেক লিষ্ট অনুযায়ী ডিজিটাল নথি ও পত্রে শাখা কোড ও বিষয়িভত্তিক কোড পরিষ্কারভাবে লিপিবদ্ধ করার জন্য পরামর্শ প্রদান করা হয়েছে। যা পববর্তী পরিদর্শনে বিশদভাবে পর্যেবক্ষন করা হবে। সদর দপ্তর হতে বিষয় ভিত্তিক কোড আরো বিস্তারিত করা প্রয়োজন।

 

১.২ রেজিষ্টার সমূহে নথি ব্যবস্থাপনা ও সংরক্ষণ পর্যালোচনা:

          পরিদর্শন টিম রেজিষ্টার সমূহের ব্যবস্থাপনা ও সংরক্ষণ পর্যেবক্ষন করেন। যা নিম্নরুপ:

          ক) হাজিরা রেজিষ্টার সঠিক আছে।

          খ) রেজিষ্টারের রেজিষ্টার সঠিক আছে তবে কর্মকর্তার স্বাক্ষর নাই।

গ) নথি খোলার রেজিষ্টারে কর্মকর্তার স্বাক্ষর নাই।

ঘ) Asset রেজিষ্টার পাওয়া যায়।

ঙ) গার্ড ফাইল সঠিক আছে।

 

সুপারিশ :

এলজিইডি সদর দপ্তর থেকে প্রেরিত চেক লিষ্ট অনুযায়ী সকল রেজিষ্টার যথাযথভাবে লিপিবদ্ধ পূর্বক হালনাগাদ করার জন্য পরামর্শ প্রদান করা হয়েছে। যা পববর্তী পরিদর্শনে বিশদভাবে পর্যেবক্ষন করা হবে।

 

১.৩ হিসাব রক্ষণ সংক্রান্ত কাজের নথি সংরক্ষণ পর্যালোচনা:

 মতামত:

১) হিসাব সংক্রান্ত কাজের Random Basis একটি নথি পর্যালোচনা করা হয়। পর্যেবক্ষনে হিসাব সংক্রান্ত ক্যাশ বই যথাযথভাবে সংরক্ষণ করা হয়েছে বলিয়া প্রতীয়মান হয়।

 

সুপারিশ :

ক্যাশ বইয়ের প্রতিদিনের হিসাব Up to date করতে হবে। PS- ফেরতের সময় ক্যাশ বইয়ের হিসাব ভালভাবে পরিক্ষা করার জন্য পরামর্শ প্রদান করা হয়েছে।

 

১.২ অফিস নিরাপত্তা ও সার্বিক পরিস্কার পিরচ্ছন্নতার বিষয়ে পর্যালোচনা:

 

          ক) সদর দপ্তর হতে অপ্রতুল আনুষাঙ্গিক খরচের বরাদ্দ দেয়া হয়েছে।

          খ) অফিসের আঙ্গিনা পরিস্কার এবং অফিস রুমগুলো পরিস্কার অবস্থায় দেখা গেছে।

গ) অফিসের ফাইল পত্র গোছানো অবস্থায় দেখা গেছে।

ঘ) উপজেলা প্রকৌশলী পদ শুন্য রয়েছে।

 

সুপারিশ :

অফিসের ফাইল ও নথি পত্র সুন্দরভাবে গোছানো অবস্থায় রাখার জন্য বলা হয়েছে। আনুষাঙ্গিক খরচের বরাদ্দ বাড়ানো ও শুন্য পদের পদায়নের জন্য সুপারিশ করা হলো।